Prima nota: cos’è, a cosa serve e come si fa #adessonews

La prima nota è un documento contabile non obbligatorio dove vengono annotate le operazioni di credito e debito ed i relativi movimenti finanziari di un’attività

La prima nota è uno strumento fondamentale della contabilità aziendale, utilizzato per registrare cronologicamente tutte le operazioni economiche e finanziarie che avvengono nell’ambito di un’attività. In pratica, è un registro contabile che funge da supporto preliminare per la successiva contabilizzazione nei libri obbligatori, come il libro giornale e il libro mastro.

Per gestire i movimenti di prima nota puoi utilizzare il software per la contabilità generale grazie al quale tutte le registrazioni relative alle operazioni che l’azienda ha compiuto nel corso della propria attività confluiscono in una struttura tabellare facile da consultare.

Prima nota- software Impresus-CG

Cosa si intende per prima nota

La prima nota è un documento contabile non obbligatorio, ma fortemente consigliato, nel quale vengono portati in risalto tutti i movimenti finanziari di un’attività, riducendo al minimo gli errori che potrebbero verificarsi.

Si tratta, nello specifico, della registrazione sistematica delle entrate e delle uscite di denaro in modo tale da monitorare e controllare l’utilizzo dei fondi liquidi. È un documento informale, senza alcuna validità legale (se non in casi eccezionali).

Oltre ai movimenti in entrata ed in uscita, tiene traccia anche di tutti i movimenti bancari, siano essi incassi o esborsi. Si potrebbe, quindi, fare una distinzione tra:

• prima nota cassa che traccia i flussi di denaro contante;
• prima nota banca che registra bonifici, assegni e cambiali.

Prima nota: è obbligatoria?

Come abbiamo anticipato, il registro prima nota non è obbligatorio, ma dobbiamo specificare che è molto utile per preparare le scritture contabili all’interno del libro giornale, obbligatorio per legge. L’articolo 2214 del codice civile, recita, infatti:

l’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. 

La prima nota agevola anche la compilazione dei registri IVA, documenti dove vengono annotate fatture e bollette doganali relative ai beni e ai servizi acquistati e venduti nell’esercizio dell’attività imprenditoriale o professionale, comprese le autofatture, come indicato nel D.P.R. 633/1972.

Prima nota: la normativa di riferimento

Possiamo trovare un riferimento normativo relativo all’obbligatorietà della prima nota solo nell’articolo 24 del D.P.R. 633/1972:

i commercianti al minuto che tengono il registro in luogo diverso da quello in cui svolgono l’attività di vendita devono eseguire le annotazioni prescritte, nei termini ivi indicati, anche in un registro di prima nota tenuto e conservato nel luogo o in ciascuno dei luoghi in cui svolgono l’attività di vendita. Le relative modalità sono stabilite con decreto del Ministro delle finanze.

I commercianti sono obbligati a tenere la prima nota nel luogo in cui esercitano la vendita, nel momento in cui hanno il registro dei corrispettivi in un luogo differente rispetto a quello nel quale vendono i loro prodotti.

Ricordiamo, inoltre, che il registro prima nota acquista validità giuridica quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e quando contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa, come previsto dalla Risoluzione del Ministero delle Finanze n. 9/101 del 09/08/1979.

Per chi è utile il registro prima nota

Il registro prima nota è utile per le aziende che sono facilitate nella redazione del libro giornale, avendo provveduto a registrare in maniera precisa e costante i movimenti finanziari. Infatti la prima nota facilita la redazione del libro giornale. Possiamo dire che la prima nota è utile per:

• piccole e medie imprese;
• liberi professionisti;
• contabilità familiare.

Quali operazioni registrare nella prima nota?

Le operazioni più comuni registrate nella prima nota includono:

• incassi e pagamenti: tutti i movimenti di denaro in entrata e in uscita, sia in contante che tramite strumenti bancari;
• fatture: emissione e ricezione di fatture da clienti e fornitori;
• spese correnti: registrazione delle spese aziendali quotidiane, come utenze, acquisti di materiali di consumo, ecc.;
• movimenti bancari: registrazione di movimenti sul conto corrente bancario, come prelievi, depositi, bonifici.

Come si fa la prima nota di cassa

Tra le varie modalità di tenuta della prima nota si considera la prima nota di cassa. Si tratta di un riepilogo di movimenti finanziari di entrata e di uscita.

Le annotazioni devono essere in ordine cronologico. Si struttura sotto forma di tabella nella quale ogni riga corrisponde ad un’operazione di entrata o uscita.

Ad ogni riga è consigliato inserire almeno le seguenti informazioni:

• la data di incasso o di pagamento;
• il conto associato alla transazione;
• il riferimento al documento fiscale;
• la descrizione dell’operazione eseguita;
• l’importo incassato/pagato;
• il saldo progressivo.

Prima nota: esempio

Di seguito un esempio di prima nota elaborato con il software per la contabilità da scaricare gratuitamente.

Consegna della documentazione

È necessario preparare e consegnare periodicamente tutta la documentazione al commercialista. Questo materiale consentirà al professionista di integrare le informazioni con tutte le altre operazioni di gestione avvenute nel periodo di rendicontazione. Per garantire una documentazione contabile accurata, è importante predisporre i seguenti documenti:

• elenco delle fatture emesse, ordinate per data di emissione;
• elenco delle fatture di acquisto ricevute, anch’esse ordinate per data;
• altri documenti, come buste paga, ricevute, quietanze di pagamento, estratti conto bancari, organizzati per data;
• registro della prima nota.

Differenza tra prima nota e libro giornale

La differenza sostanziale tra la prima nota e il libro giornale risiede nell’obbligatorietà. Sono entrambi strumenti contabili utilizzati per registrare le operazioni economiche di un’azienda, ma differiscono anche per finalità e dettagli. Possiamo riassumere le sostanziali differenze:

• obbligatorietà: la prima nota è facoltativa e non regolamentata, il libro giornale è obbligatorio e regolamentato per legge;
• formalità: la prima nota è meno formale e dettagliata, il libro giornale richiede una registrazione formale e dettagliata secondo le norme contabili;
• utilizzo: la prima nota è utilizzata per una gestione interna e quotidiana delle finanze, il libro giornale è utilizzato per la tenuta della contabilità ufficiale dell’azienda;
• finalità: la prima nota serve come strumento di controllo preliminare e per facilitare le successive registrazioni contabili, il libro giornale è il documento ufficiale che registra tutte le operazioni contabili in modo sistematico e conforme alle leggi.

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